Обязанность хранить бухгалтерские отчеты, налоговые декларации, регистры и договоры лежит на хозяйствующем субъекте. Они остаются в архиве на протяжении строго определенных периодов. Представители бизнеса несут ответственность за выполнение нормативных предписаний. Нарушения грозят организациям штрафами и административными санкциями. Требование обусловлено необходимостью контроля.
Документы необходимо не просто иметь в наличии, а подшивать в специальные папки, описывать и опечатывать. Предприниматели, а также руководители юридических лиц обязаны исключить риск уничтожения или изменения данных.
Правовые аспекты организации архива
Ключевыми регламентами по направлению являются законы 125-ФЗ от 22.10.04 и 402-ФЗ от 06.12.11. На их основе специалисты компаний разрабатывают локальные правила. Представителям бизнеса предоставлен выбор:
- создать собственный архив;
- передать документацию на хранение в муниципальные или государственные учреждения.
Первый вариант значительно удобнее. Дела в личном архиве можно запрашивать, а с материалов снимать копии. Руководством по формированию структурного подразделения является Приказ Минкультуры РФ № 526 от 31.03.15. Формируют отдел или службу на основании распоряжения руководителя компании. Во втором случае организации придется заключать с государственным (муниципальным) учреждением договор и оплачивать услуги.
Обратите внимание! Порядок хранения документов регламентируется не только актами РФ. Так, действующим остается положение, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983. Приказ зарегистрирован в реестре под номером 105. Акт действует в части, не противоречащей российским законам и стандартам.
Базовые правила
Законом 125-ФЗ определен перечень документов, подлежащих обязательной передаче на постоянное хранение (срок свыше 10 лет). Их сдают по описи, подшив в специальные папки.
Прочие бумаги остаются в структурных подразделениях. Ежегодно ответственными должностными лицами проводится экспертиза. Если сведения утратили ценность, документы уничтожают. В личный архив предприятия такие материалы передают на основании особого распоряжения руководителя.
Функции по подготовке дел к хранению возлагают на руководителей внутренних отделов и служб. Процедура включает:
- проверку наличия по номенклатуре;
- группировку материалов по содержанию;
- оценку информационной и юридической ценности.
Дела постоянного хранения закрываются ежегодно. Листы нумеруют, дополняют формой-заверителем и описью. Стандартные документы сшивают с применением бумажных или картонных папок. Неформатные бумаги передают в архив в закрытых коробках. Обложку оформляют с учетом действующих инструкций.
При подготовке нужно помнить о следующих правилах:
- бумаги временного и постоянного хранения относят к разным группам;
- в подшивке может присутствовать только один экземпляр документа;
- дело составляют за календарный год;
- количество листов в папке не превышает 250 (толщина – до 4 см);
- при оформлении соблюдают хронологический порядок.
Важно! В закрытые архивные дела не должны входить черновики или дубликаты. Из папок изымают документы, подлежащие возврату законному владельцу.
Сколько лет нужно хранить бухгалтерские документы
Перечень сведений, которые следует передавать в архив компании, определен законом 402-ФЗ от 06.12.11. Руководитель предприятия отвечает за наличие учетных регистров, деклараций, первичных форм и отчетов. При расчете сроков хранения нормативный акт предписывает руководствоваться типовыми инструкциями. Так, правовым базисом будет являться приложение к приказу Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10. Отсчитывать период следует с первых чисел января следующего за передачей года.
По длительности нахождения во внутреннем архиве документы делят на несколько групп:
- Постоянные
- Среднесрочные
На протяжении всего периода существования юридическое лицо обязано хранить расчеты и акты оценки основных средств. Не ограничены сроки в отношении документальных свидетельств отчуждения имущества, в том числе соглашений о дарении и лизинге. В папках постоянного хранения должны присутствовать локальные регламенты (например, учетная политика).
Не менее 5 лет в архиве организации остаются первичные учетные формы, а также приложения к ним. Хранить необходимо кассовые чеки, журналы, банковские выписки, платежные поручения, акты приемки товаров или нематериальных ценностей, накладные, авансовые отчеты, квитанции. В эту группу включают также хозяйственные договоры краткосрочного характера.
Налоговым законодательством установлена обязанность хранения документов учета на протяжении 4 лет. Норму предписано соблюдать юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. При этом некоторые статьи НК РФ содержат исключения. Так, плательщики налога на прибыль должны иметь в наличии подтверждение убытков в течение всего периода их списания. Аналогичное требование предъявляют к лицам, избравшим УСН (15 %). Не менее 6 лет хранят отчеты по начислению страховых взносов. Условие содержится в статье 23 НК РФ и законе 250-ФЗ от 03.07.16.
Важные аспекты
Большое влияние на сроки хранения оказывает содержание документов. Например, данные об амортизации и стоимости активов должны быть на предприятии всегда. Они имеют значение для учета и контроля на протяжении всего периода эксплуатации имущества. В информационных письмах 03-03-06/1/7604 и 03-03-06/1/270 специалисты Минфина РФ дали разъяснения по вопросу. Чиновники настаивают на исчислении 4-летнего срока с момента полной амортизации.
Не остался в стороне и ВАС РФ. До своего расформирования президиум высшей судебной инстанции назвал точкой отсчета день окончания отчетного периода, в котором использовался документ. Придерживаться правила следует в отношении «первички» по убыткам следующего характера:
- безнадежные долги;
- потери, поименованные во второй и третьей частях статьи 268 НК РФ.
При определении срока хранения бухгалтерских документов потребуется принять во внимание порядок учета. Так, к моменту реализации имущества должна быть подтверждена стоимость его приобретения. По аналогии следует действовать в случае продажи материальных запасов и излишков. Дата отчуждения имеет значение при расчете периода хранения документов о материалах, поступивших на склад после демонтажа, ремонта или реконструкции основных средств.
В завершение отметим, что для частных компаний и предпринимателей формулировка «постоянное хранение» имеет несколько иное толкование. Бумаги, отнесенные к этой категории, следует держать в архиве не менее 10 лет. В дальнейшем их можно передавать в государственные учреждения или уничтожать.
Развитие информационных технологий существенно облегчило хранение данных. Сейчас организации и предприниматели могут защититься от риска утраты, создав электронные копии. Документы на бумажных носителях оцифровывают и переносят на виртуальное облако. Законодатель такие решения поддерживает.
